保育園での入園説明会は、入園が決まった保護者に園の方針や特徴を詳しく伝え、今後の流れを共有する重要な場です。保護者が安心して新生活を迎えられるよう、準備段階から当日の進行まで丁寧に行いましょう。
目次
事前準備
①日程と会場の決定
保護者が参加しやすい日程(週末や平日の夕方など)を設定します。
会場の広さや設備を確認し、参加人数に見合ったスペースを確保しましょう。
②資料の準備
園の概要や方針、保育内容を記載したパンフレットを用意します。
入園までの流れ、必要書類、費用に関する説明資料も忘れずに。
質問が多い項目をQ&A形式でまとめたリーフレットを作成するのもおすすめです。
③スタッフの配置と役割分担
説明会の進行役や受付担当、質疑応答係など、スタッフそれぞれの役割を明確に決めます。
担当者同士で事前にリハーサルを行い、スムーズな進行を目指しましょう。
④会場のセッティング
保護者が座る椅子や机を配置します。
プロジェクターやスクリーンなどの視聴覚機器が正常に動作するか確認しましょう。
子どもが一緒に来る場合に備え、簡易的な遊び場やおもちゃを用意すると好印象です。
⑤参加者への案内
説明会の詳細(日時、場所、持ち物など)を事前にメールや手紙で通知します。
応募フォームを活用して参加者リストを管理すると便利です。
当日の動き
①受付
参加者を笑顔で迎えましょう。
名簿で名前を確認し、資料を手渡します。
靴袋やスリッパの準備を案内することも忘れずに。
②開会の挨拶
園長や主任保育士が挨拶を行い、園の理念や方針を簡単に説明します。
保護者がリラックスできる雰囲気作りを心掛けましょう。
③園の紹介
スライドや動画を活用して、園の一日や年間行事、施設の様子を視覚的に伝えます。
保育の特徴やこだわりを具体的に説明し、保護者がイメージしやすいように工夫します。
④質疑応答
保護者からの質問に丁寧に答えます。
よくある質問には事前に答えを用意しておくとスムーズです。
必要に応じて個別相談の時間を設けると安心感を与えられます。
⑤園内見学
グループごとに分かれて園内を案内します。
子どもたちが実際に過ごす環境を見せることで、保護者の安心感を高めましょう。
⑥閉会の挨拶
再度お礼を伝え、必要な手続きの案内を行います。
次回のスケジュールや連絡先を明確に伝えて終了です。
説明会後のフォロー
参加者に対してお礼のメールやアンケートを送付します。
アンケート結果を元に次回以降の説明会の改善点を洗い出しましょう。
質問が多かった内容をまとめて共有することで、保護者との信頼関係を構築できます。